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Titre
Text copied to clipboard!Gestionnaire de documents
Description
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Nous recherchons un Gestionnaire de documents expérimenté pour superviser la gestion, l'organisation et la sécurisation des documents au sein de notre entreprise. Le candidat idéal aura une solide compréhension des systèmes de gestion documentaire, des normes de conformité et des meilleures pratiques en matière d'archivage numérique et physique.
Le Gestionnaire de documents jouera un rôle clé dans la mise en œuvre de politiques efficaces de gestion de l'information, garantissant que les documents sont accessibles, bien classés et protégés contre toute perte ou accès non autorisé. Il ou elle travaillera en étroite collaboration avec divers départements pour comprendre leurs besoins en matière de documentation et assurer une gestion cohérente et centralisée des fichiers.
Les responsabilités incluent la création et la maintenance de systèmes de classement, la numérisation de documents physiques, la mise en œuvre de logiciels de gestion documentaire, la formation du personnel à l'utilisation de ces systèmes, et l'assurance de la conformité aux réglementations légales et industrielles. Le gestionnaire devra également effectuer des audits réguliers pour s'assurer de l'intégrité et de la sécurité des données.
Ce poste requiert une attention méticuleuse aux détails, une excellente organisation, ainsi qu'une capacité à gérer plusieurs projets simultanément. Une bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels spécialisés est essentielle. Une connaissance des normes ISO en matière de gestion documentaire est un atout.
Le candidat retenu devra démontrer une capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec les équipes internes. Il ou elle devra également être capable de rédiger des procédures claires et de communiquer efficacement avec les parties prenantes à tous les niveaux de l'organisation.
Ce rôle est essentiel pour assurer la continuité des opérations, la conformité réglementaire et la préservation des connaissances institutionnelles. Si vous êtes passionné par l'organisation, la gestion de l'information et la mise en place de processus efficaces, ce poste est fait pour vous.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Mettre en place et maintenir des systèmes de gestion documentaire
- Organiser et classer les documents physiques et numériques
- Assurer la conformité aux normes légales et réglementaires
- Former les employés à l'utilisation des systèmes de gestion documentaire
- Effectuer des audits réguliers de la documentation
- Superviser la numérisation et l'archivage des documents
- Gérer les droits d'accès aux documents
- Collaborer avec les départements pour identifier les besoins documentaires
- Élaborer des procédures de gestion documentaire
- Assurer la sécurité et la confidentialité des informations
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme en gestion de l'information, bibliothéconomie ou domaine connexe
- Expérience préalable en gestion documentaire
- Maîtrise des logiciels de gestion documentaire (ex : SharePoint, DocuWare)
- Connaissance des normes ISO et des réglementations en matière d'archivage
- Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail
- Capacité à gérer plusieurs projets simultanément
- Compétences en communication écrite et orale
- Autonomie et esprit d'initiative
- Capacité à former et accompagner les utilisateurs
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle est votre expérience avec les systèmes de gestion documentaire ?
- Comment assurez-vous la conformité réglementaire dans la gestion des documents ?
- Avez-vous déjà mis en place un système d'archivage numérique ?
- Comment gérez-vous les documents confidentiels ?
- Quelle est votre méthode pour organiser un grand volume de fichiers ?
- Comment formez-vous les utilisateurs à un nouveau système documentaire ?
- Avez-vous une expérience avec les audits documentaires ?
- Quels logiciels de gestion documentaire maîtrisez-vous ?
- Comment priorisez-vous vos tâches dans un environnement multitâche ?
- Avez-vous déjà travaillé avec des normes ISO en gestion documentaire ?
